Alle Infos zum konzernweiten Hinweisgebersystem
Integrität und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie der Grundsätze unseres Code of Conduct haben oberste Priorität und sind Eckpfeiler unserer Unternehmenskultur. Um diesen Werten gerecht zu werden und potenzielle Risiken aufgrund von Regelverstößen zu vermeiden bzw. zu minimieren, ist es entscheidend, dass potenzielle Regelverstöße von Mitarbeitern oder externen Partnern frühzeitig erkannt, geklärt und abgestellt sowie – in Extremfällen – disziplinarische Maßnahmen ergriffen werden.
Um eine offene Fehlerkultur zu fördern und potenzielles Fehlverhalten aufzudecken, betreibt WACKER ein globales, unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem. Neben Meldungen zu Compliance-Vorfällen, können hier auch Anliegen zu Datenschutz- oder Menschenrechtsbelange berichtet werden. Neben Group Compliance und den weltweiten Compliance Officern werden inhaltsbezogen weitere Spezialisten (bspw. Konzerndatenschützer) im Rahmen der Aufklärung hinzugezogen.
Das konzernweite Hinweisgebersystem und die dem zugrunde liegenden Verhaltensanforderungen, Richtlinien und Unternehmensvorgaben sind in den entsprechenden Dokumentationen hinterlegt.
Unser Hinweisgebersystem basiert auf Grundprinzipien, wie dem Schutz von Hinweisgebern und von Personen, die von der Untersuchung betroffen sind oder diese unterstützen. Wir respektieren das Recht von Hinweisgebern auf Vertraulichkeit und wahren die Unschuldsvermutung und die Fairness der Untersuchungen gegenüber allen betroffenen Personen. Hinweise, die über das Hinweisgebersystem eingehen, werden fair, zeitnah und angemessen geprüft und mit höchster Vertraulichkeit behandelt. Es werden keine Maßnahmen ergriffen, um anonyme Hinweisgeber zu identifizieren. Jede Meldung in böser Absicht oder Denunziationen werden jedoch als schwerer Regelverstoß behandelt.
Spezielle Funktionen in den Bereichen Legal & Compliance, Finance, Corporate Audit, Human Ressources und weiteren Einheiten unterstützen die Untersuchungen bei Bedarf und je nach Sachverhalt. Eine Untersuchung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Sachverhalts und bei begründetem Verdacht auf einen Regelverstoß eingeleitet.
Prozessablauf zum Hinweisgeberprozess
- Hinweisgeber hinterlässt Meldung in Hinweisgebersystem
- Persönliche Meldung (z.B. Name / Funktion)
- Anonyme Meldung mit oder ohne Postkasten - Verwendung weiterer Meldewege möglich (persönlich, postalisch, telefonisch oder per E-Mail)
- Nach der EU-Richtlinie und nationalem Gesetz zum Schutz der Hinweisgeber ist dieser geschützt (sofern es sich nicht um eine Denunziation in der Meldung selbst handelt)
- Group Compliance prüft den Hinweis und die dargelegten Informationen
- Ggf. Übersetzung, Einbeziehung relevanter Fachstellen und Einheiten im Unternehmen
- Soweit möglich Kommunikation mit dem Hinweisgeber zur Klärung von Fragen und Erlangung relevanter Unterlagen und Nachweise
- Group Compliance oder relevante Unternehmenseinheiten führen die Untersuchung durch
- Ggf. Aufsetzen relevanter Committees
- Prüfung und Durchführung relevanter Meldepflichten
- Durchsicht vorgelegter Unterlagen und Nachweise zum Sachverhalt
- Führen relevanter Interviews und Gespräche
- Einleitung relevanter Maßnahmen, u.a. Prozessänderungen, Ausbau von Kontrollmaßnahmen, in Extremfällen auch disziplinarische Maßnahmen
- Kommunikation von relevanten Meldungen an entsprechende Einheiten im Unternehmen (Vorstand / Audit Committee)
- Rückmeldung an den Hinweisgeber
Abgabe einer Meldung
In unserem Unternehmen können Hinweise auf mögliche Regelverstöße von Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Dritten über verschiedene Kanäle zu jeder Zeit und in jeder Sprache gemeldet werden. Hinweise gehen dann bei WACKER Group Compliance oder je nach Sachverhalt bei den entsprechenden Stellen ein, welche sicherstellen, dass gründliche und angemessene Untersuchungen vertraulich und zeitnah durchgeführt werden.
Das qualifizierte und erfahrene Team von WACKER Group Compliance prüft jede Meldung auf potenzielles Fehlverhalten gründlich und bearbeitet den Prozess systematisch gemäß der geltenden Unternehmensvorgaben. Zunächst erhalten Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung von Group Compliance, dass die Meldung dann inhaltlich prüft. Dazu gehört die Klärung von Fragen zum gemeldeten Sachverhalt und das Einholen verfügbarer Fakten, insbesondere von den Hinweisgebern.
Ergibt sich aus dieser ersten Auswertung der begründete Verdacht auf einen Regelverstoß, wird eine Untersuchung innerhalb des betroffenen Unternehmensbereichs eingeleitet. Anschließend werden die Ergebnisse der Untersuchung durch Group Compliance und weitere relevante Unternehmenseinheiten (wie bspw. Human Ressources oder Legal) rechtlich bewertet und geeignete Maßnahmen eingeleitet.
Deutet der Hinweis nicht auf einen schweren Regelverstoß hin, kann der Fall an eine geeignete Stelle innerhalb der betreffenden WACKER-Gesellschaft übergeben werden, die dann selbstständig ermittelt und bewertet, jedoch mit der Möglichkeit, vom WACKER Group Compliance angeleitet zu werden. Hinweisgeber oder beteiligte Mitarbeiter können sich jederzeit an WACKER Group Compliance wenden, um sich über den Stand und das Ergebnis der Untersuchung zu informieren. Das Ergebnis wird, soweit rechtlich möglich, auch unter Berücksichtigung des Need-to-know-Prinzips mitgeteilt. Die Bearbeitungszeit variiert jedoch je nach Gegenstand der Untersuchung.
Mögliche Verstöße gegen den Code of Conduct für Lieferanten und Geschäftspartner durch Geschäftspartner, Lieferanten und andere Dritte, einschließlich Risiken und Verstöße in Bezug auf Menschenrechte und Umweltverpflichtungen, können ebenso an Group Compliance gemeldet werden. WACKER Group Compliance informiert die zuständigen Abteilungen, die den gemeldeten Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehört insbesondere, erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um Verstöße und/oder Risiken zu minimieren oder abzustellen.
Abhängig von Ihrem gewählten Meldeweg verarbeiten die Wacker Chemie AG oder ausgewählte Dienstleister die von Ihnen in der Meldung zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten. Diese Daten werden im Rahmen der Bearbeitung des Hinweises verarbeitet. Falls Sie einen direkten Meldeweg (Email, Telefon, Persönlich) gewählt haben, finden Sie weitere Informationen zum Datenschutz auf der WACKER Homepage. Falls Sie Ihre Meldung über das Hinweisgebersystem von WACKER übermitteln, finden Sie dort weitere Informationen im Rahmen des Datenschutzhinweises.
Unsere Hinweisgeberkanäle, Ansprechpartner und Kontakt
Unser Hinweisgebersystem bietet die folgenden Kanäle, um potenzielle Verstöße von Mitarbeitern oder externen Partnern zu melden, um eine schnelle Untersuchung und angemessene Reaktion unseres Unternehmens zu ermöglichen. Dies schränkt jedoch nicht das gesetzlich geschützte Recht ein, sich an die zuständigen Behörden zu wenden.
Um Hinweise auf mögliche Verstöße im Bereich der Wirtschaftskriminalität wie Korruption oder Kartellrecht, Datenschutzfragen sowie Risiken und Verstöße in Bezug auf Menschenrechte und Umweltschutzpflichten oder andere interne und gesetzliche Regelungen zu melden, können Hinweisgeber weltweit das WACKER Hinweisgebersystem nutzen, das rund um die Uhr in mehreren Sprachen zur Verfügung steht. Hinweisgeber können sich mit ihrem Namen registrieren oder Hinweise anonym abgeben. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt. Auch wenn ihre bevorzugte Sprache im Meldekanal nicht angeboten wird, können Hinweisgeber Meldungen in jeder Sprache einreichen. Unser Hinweisgebersystem wird von einem Dritten angeboten, der das Portal auf externen, zertifizierten Servern (mit Sitz in Deutschland) betreibt, sodass Hinweisgeber Hinweise anonym und in nicht nachverfolgbarer Art und Weise an uns richten können.
Interne und externe Hinweisgeber können jederzeit und in allen Sprachen potenzielle Regelverstöße oder Risiken direkt und vertraulich an WACKER Group Compliance oder andere oder andere beauftragte Stellen (Datenschutz / Menschenrechtsbelange / Human Ressources ) melden.
Die beauftragten Personen stehen Ihnen persönlich, telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.
Teilen Sie uns Ihr Anliegen mit
zum Hinweisgebersystem
Verantwortlich:
Wacker Chemie AG
Group Compliance
Hanns-Seidel-Platz 4
81737 München
Compliance Helpdesk: +49 89 6279 3333
E-Mail: compliance@wacker.com
Zusätzliche Option für USA - Telefonische Hinweisabgabe – Callcenter
Callcenter USA: + 1 844 680 3968